PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Assalaamu'alaikum all, kita lanjut ke pembahasan selanjutnya tentang perubahan dan pengembangan organisasi. Kita langsung aja ke pembahasan ya.

PENGERTIAN PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Perubahan adalah suatu bentuk tanggapan untuk menjadi berbeda. Bisa atas dasar inisiatif sendiri maupun terpaksa karena keadaan. Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi. Perubahan adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman.  Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan

Menurut Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk kelangsungan hidup oranisasi.

Sedangkan perkembangan adalah suatu kondisi lanjutan dari keadaan sebelumnya, bisa menjadi lebih baik ataupun lebih buruk. Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan. Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.

Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi yang dituturkan oleh para pakar, diantaranya adalah:

• Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya
• Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi
• Perkembangan organisasi merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi
• Perkembangan organisasi merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
• Perkemangan organisasi lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.
• Perkembangan organisasi meliputi perubahan yang sengaja direncanakan.

Sebuah organisasi sangatlah perlu mengalami sebuah perkembangan, karena suatu organisasi dapat dikatakan berhasil saat organisasi tersebut berkembang ke arah yang positif, sehingga rakyat yang tergabung dalam rganisasi tersebut dapat mencai tujuannya.  Dan dalam suatu perkembangan organisasi memerlukan penyesuaian sistem pada organisasi tersebut dalam mengikuti perubahan zaman.  Dan perkembangan suatu organisasi juga dapat dijadika paramater bagi organisasi tersebut, apakah organisasi tersebut dapat tetap eksis dan mengayomi masyarakat organisasi tersebut dalam menghadapi perkembangan zaman.  Jika sebuah organisasi sudah tidak bisa mengayomi atau gagal dalam mencapai tujuan dari masyarakat dari organsasi tersebut maka, organisasi tersebut adalah organisasi yang telah gagal dalam perkembangannya.

Tujuan dari pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki dan meningkatkan fungsi organisasi yang harus diberi perubahan. pengembangan organisasi bertujuan melakukan perubahan. Ada beberapa metode atau teknik yang sering digunakan untuk perubahan dan perkembangan organisasi, salah satunya adalah Team building, merupakan pendekatan yang bertujuan untuk lebih mendalami efektivitas serta rasa puas dari masing - masing individu dalam kelompok kerjanya. Teknik ini sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam sebuah tim. Jadi dalam berorganisasi Perubahan sangat diperlukan dalam, peningkatan mutu serta dapat dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan organisasi itu sendiri.

Suatu organisasi yang sehat membutuhkan perubahan dan perkembangan di dalamnya. namun tentunya perubahan dan perkembangan tersebut demi meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi itu sendiri tanpa melenceng dari tujuan awal organisasi. contohnya suatu negara akan selalu mengganti presidennya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. struktur dan komposisi organisasinya berubah, tapi kinerja harus berkembang lebih baik lagi, dengan tujuan yang sama yaitu mensejahterakan rakyat negara.

LANGKAH-LANGKAH PERUBAHAN ORGANISASI

Proses perubahan dapat diungkapkan dengan berbagai cara. Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi dari penetapan metode, target dan sasaran perubahan, jangka waktu, tantangan dan hambatan yang dihadapi tiap-tiap perusahaan juga akan berbeda-beda. Berbagai pendapat tentang proses perubahan tentu saja memiliki landasan berpikir masing-masing dan karenanya tidak ada yang dinilai keliru dalam mengemukakan tiap-tiap pendapat. Namun terdapat satu prinsip yang berlaku umum, ketika suatu perubahan sudah diputuskan oleh pemimpin puncak, maka semua elemen organisasi harus memiliki komitmen untuk melaksanakan keputusan tersebut. Untuk melakukan proses-proses perubahan diperlukan tahapan-tahapan pelaksanaan yang jelas, terarah dan bertahap. Penetapan tahapan-tahapan yang jelas akan memudahkan pelaksanaannya.

Langkah tersebut terdiri dari :

1.   Mengadakan Pengkajian : Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya.

2.   Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

3.   Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

4.   Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

5.   Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

6.   Mengadakan perubahan struktur organisasi.

7.   Mengubah sikap dan perilaku pegawai.

8.   Mengubah tata aliran kerja.

9.   Mengubah peralatan kerja.

10.  Mengubah prosedur kerja.

11.  Mengadakan perubahan dalam hubungan kerja antar-personal.

Situs http://www.cliffsnotes.com menjelaskan terdapat 8 tahapan proses perubahan yang pada umumnya dijalankan dalam suatu proses perubahan yang direncanakan (stages of planned change), yaitu :

  

Berdasarkan gambar tersebut dapat dijelaskan hal-hal sebagai berikut :

1. Menetapkan kebutuhan untuk berubah (recognize the need for change)

Berbagai pemikir manajemen dan organisasi seperti Kurt Lewin (Pendekatan Unfreeze – Change – Refreeze), Prosci (pendekatan ADKAR), John Kotter (Model 8’s Steps), Beckhard and Harris (Teori Motivasi), Michael Hammer dan James Champy (Pendekatan Business Process Reengineering/BPR) memiliki pemikiran yang sama bahwa kebutuhan untuk berubah harus diketahui terlebih dahulu. Kebutuhan untuk berubah tentu saja dapat bersumber dari internal maupun karena adanya tekanan eksternal. Kebutuhan untuk berubah pada umumnya merupakan sikap ketidakpuasan para pemimpin puncak atau sebagian elemen perusahaan terhadap kondisi status quo atau adanya keinginan untuk menangkap peluang bisnis yang lebih baik bagi perusahaan untuk direalisasikan di masa depan.

Organisasi atau perusahaan yang memiliki keinginan untuk berubah haru menetapkan terlebih dahulu kebutuhan yang mendasari perubahan.

2. Mengembangkan tujuan-tujuan perubahan (develop the goals of the change)

Setelah kebutuhan untuk melakukan perubahan diidentifikasi dengan baik, maka langkah berikutnya adalah mengembangkan tujuan-tujuan yang lebih spesifik dari keinginan untuk berubah. Pada tahap ini juga perlu dilakukan verifikasi ulang dalam menentukan apakah kebutuhan untuk berubah dikaitkan dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai telah sebanding dengan proses perubahan yang akan dilaksanakan. Dalam tahap pengembangan tujuan juga perlu dipertimbangkan kebutuhan perubahan yang terkait dengan produk, teknologi, struktur dan juga budaya perusahaan.

Penetapan tujuan perubahan pada tingkat enterprise-wide harus dapat diturunkan pada tingkat fungsi bisnis dan unit bisnis. Dalam prakteknya, proses penurunan (cascading down) tujuan perubahan ke tingkat yang lebih rendah sangat krusial. Diperlukan komunikasi dan diskusi yang sangat intensif diantara semua elemen perusahaan. Proses penurunan tujuan tingkat organisasi perusahaan ke tingkat fungsi dan unit bisnis diperlukan untuk memastikan terjadinya keselarasan tujuan baik secara vertikal maupun horizontal (vertical and horizontal alignment). Bagaimanapun, pengembangan tujuan-tujuan perubahan pada tingkat organisasi perusahaan harus merupakan penjumlahan (agregasi) dari tujuan seluruh fungsi dan proses-proses bisnis dalam perusahaan.

Bahkan dalam aspek yang lebih dalam, pengembangan tujuan-tujuan perusahaan harus sudah memperhitungkan juga pencapaian tujuan-tujuan individu pekerja dalam perusahaan.

3. Memilih agen-agen perubahan (select a change agent)

Penunjukan agen-agen perubahan untuk memimpin, mengelola, serta mengevaluasi proses-proses perubahan sangat krusial dalam menentukan keberhasilan proses perubahan. Penetapan agen-agen perubahan hendaknya memperhatikan berbagai faktor penting yang meliputi kemampuan dan keterampilan untuk memimpin dan mengelola perubahan. Penetapan agen-agen perubahan juga perlu mempertimbangkan diversitas dari berbagai fungsi-fungsi bisnis dalam perusahaan, status, pengalaman, serta karisma yang dimiliki untuk mempengaruhi berbagai elemen perusahaan secara positif. Selain itu, agen-agen perubahan hendaknya disusun dalam bentuk sebuah Tim Manajemen Perubahan (Change Management Office) yang diputuskan oleh pemimpin puncak. Keputusan pemimpin puncak atas pembentukan Tim Manajemen dimaksudkan agar tim tersebut memiliki kekuatan formal serta tanggung jawab yang jelas untuk melaksanakan tugas mengelola proses perubahan dan bertanggung jawab langsung kepada pemimpin perusahaan.

4. Mendiagnosis kondisi yang ada (diagnose the current climate)

Untuk mengetahui bagaimana sikap dan dinamika elemen perusahaan, Tim Manajemen Perubahan perlu menyusun suatu mekanisme untuk memperoleh data dan informasi mengenai iklim internal perusahaan dalam menghadapi proses perubahan. Bahkan dalam tahap ini perlu disusun berbagai rancangan program pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan rencana perubahan. Mengingat proses perubahan akan menimbulkan berbagai perbedaan terhadap kondisi perusahaan sebelumnya, proses mempersiapkan kesadaran dan kesiapan (awareness dan readiness) dilakukan agar semua elemen perusahaan pada waktunya berada dalam kondisi yang kondusif untuk melaksanakan proses perubahan.

5. Pemilihan metode implementasi (select an implementation method)

Pada tahap ini, setelah kesadaran dan kesiapan untuk berubah dipetakan, Tim Manajemen Perubahan perlu menyusun alternatif atas metode perubahan yang akan digunakan perusahaan. Pemilihan metode perubahan yang akan dilakukan perusahaan hendaknya diputuskan oleh para pemimpin puncak sehingga memiliki kekuatan mengikat (binding) bagi seluruh elemen perusahaan, dan tentu saja termasuk para pemimpin puncak serta eksekutif senior perusahaan sendiri.

6. Mengembangkan rencana perubahan (develop a plan)

Pada tahap ini, setelah metode perubahan ditetapkan, Tim Manajemen Perubahan harus menterjemahkan semua langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya menjadi suatu rencana tindak (action plan) perubahan yang bersifat operasional. Karena itu, rencana tindak dimaksud harus mampu merangkum keseluruhan aspek perubahan yang mampu menjawab pertanyaan tentang apa (what), dimana (where), kapan (when), dan bagaimana (how) yang terkait dengan proses-proses dan aspek-aspek perubahan. Rencana perubahan haruslah memiliki fungsi sebagai roadmap yang memberikan panduan terintegrasi bagi seluruh elemen perusahaan untuk menjalankan proses-proses perubahan.

7. Implementasi rencana (implement the plan)

Pada tahap ini implementasi rencana perubahan memasuki tahap pelaksanaan. Mengawali implementasi rencana perubahan perlu dilakukan dengan seremoni tertentu yang dipimpin langsung para pemimpin puncak dan eksekutif senior perusahaan yang menandai dimulainya proses perubahan secara resmi. Seremoni semacam ini bukan sekedar formalitas belaka, tetapi sebagai bentuk komitmen nyata dari seluruh elemen perusahaan untuk berkontribusi secara maksimal sesuai peran dan tanggung jawab yang diberikan. Dari seluruh proses-proses perubahan, tahap implementasi adalah tahap yang paling krusial dan sangat menentukan keberhasilan proses perubahan. Betapa krusialnya tahap ini dikarenakan seluruh sumber daya perusahaan akan dikerahkan secara penuh untuk mendukung jalannya proses perubahan dengan tetap menjalankan proses-proses bisnis existing. Dalam tahap implementasi diperlukan pengorbanan waktu, tenaga dan pikiran semua elemen perusahaan.

Proses-proses implementasi ini bisa sangat melelahkan dan karenanya memerlukan daya tahan yang tinggi dari seluruh elemen perusahaan. Tentu saja dengan kondisi semacam ini, proses pelaksanaannya berpotensi menimbulkan berbagai hambatan, kendala serta gangguan-gangguan. Hal tersebut adalah kondisi yang normal. Karena itu Tim Manajemen Perubahan harus menginventarisasi berbagai permasalahan yang muncul dan bersama-sama dengan pihak-pihak terkait mencari solusi yang tepat. Tim Manajemen Perubahan harus terus memelihara momentum perubahan dengan memberikan dukungan yang diperlukan kepada seluruh elemen perusahaan dalam bentuk peningkatan keterampilan dan kemampuan, dukungan terhadap sarana dan prasarana yang diperlukan dan juga insentif serta penghargaan sesuai dengan kebiasaan yang sudah berlaku dalam perusahaan.

8. Mengikuti rencana dan melakukan evaluasi (follow the plan and evaluate it)

Dalam tahap ini Tim Manajemen Perusahaan harus memonitor perkembangan dan kemajuan pelaksanaan program perubahan dan memastikan kesesuaiannya dengan rencana yang ditetapkan. Namun demikian proses evaluasi atas kemajuan program semata-mata bukan untuk melihat kesesuaian pelaksanaan kegiatan dan rencana, tetapi jauh lebih penting dari itu kemajuan proses perubahan harus dilihat dari perubahan dalam bentuk peningkatan target-target bisnis perusahaan serta perbaikan kinerja perusahaan dalam berbagai aspek. Hal tersebut menjadi sangat penting karena proses perubahan dimaksudkan untuk memperoleh kemajuan dan peningkatan pencapaian target dan kinerja perusahaan dan bukan semata-mata untuk kepentingan program perubahan itu sendiri. Karena itu, jika pelaksanaan proses perubahan tidak memberikan perbaikan dalam aspek-aspek tersebut, maka berbagai hal harus dievaluasi dengan menyeluruh dan dilakukan perbaikan-perbaikan agar tujuan perubahan perusahaan betul-betul dapat dicapai secara berkualitas.

Pakar manajemen dari Harvard, John P. Kotter mengidentifikasi delapan langkah yang setiap organisasi harus ikuti untuk meraup keuntungan jangka panjang dari perubahan organisasi dengan :

1. Incease Urgency, Menumbuhkan ‘sense of urgency’ dimana setiap orang akan merasa terdorong untuk segera melakukan perubahan yang dilakukan. Hal ini dapat dilakukan jika ditemukannya alasan / faktor yang benar-benar kuat mengapa perubahan perlu dilakukan. Untuk itu perlu ditunjukkan fakta/ data yang dapat dilihat, dirasakan, disentuh agar orang-orang mau dan merasa perlu untuk berubah. Jika orang tidak melihat adanya data / fakta bahwa mereka harus berubah maka yang terjadi adalah orang-orang tidak akan mau berubah. Mereka akan tetap berada di zona nyaman karena mereka merasa tidak ada alasan yang kuat untuk berubah. Harus ada rasa ‘keterdesakan’ yang bisa dilihat selain oleh pemimpin juga oleh orang yang dipimpinnya.

2. Build The Guiding team, membantu pembentukan kelompok yang akan memandu proses perubahan (change agents) yang mempunyai kapabilitas yang memadai baik dari sisi anggota kelompok maupun metode pelaksanaannya. Untuk berubah diperlukan orang-orang yang yakin bahwa perubahan akan mengarah ke arah yang lebih baik. Karena itu perlu dibentuk kelompok yang tugasnya menunjukkan antusiasme, komitmen, kepercayaan bahwa dengan perubahan yang akan dilakukan akan menghasilkan hasil yang lebih baik. Mereka inilah agen-agen perubahan yang akan mendorong orang-orang disekitarnya untuk mendukung jalannya perubahan. Karena itu perlu dilakukan komunikasi yang rutin dengan para agen ini agar memantapkan tujuan perubahan, saling mendukung dan meminimalisir rasa frustasi yang mungkin timbul.

3. Get The Right Vision Visi yang sudah ada harus diterjemahkan dalam bentuk strategi yang menantang untuk dilaksanakan. Tanpa visi yang jelas, tidak akan ada yang mau mengikuti arah perubahan yang diusung, kalau pun ada, di tengah jalan mereka akan kehilangan arah. Visi ini harus dapat dipilah-pilah dalam time frame yang jelas, apakah tahunan, semesteran, atau triwulan serta dengan melihat pula kemungkinan-kemungkinan yang terjadi di masa depan. Dengan demikian setiap orang akan dapat melihat arah yang jelas mengenai tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam bentuk implementasi sehari-hari.

4. Communicating for Buy In Visi dan strategi yang disampaikan harus komunikasikan sehingga terjadi kesamaan dan pemahaman yang baik serta dapat diterima di seluruh jajaran. Visi yang baik harus terkomunikasi dengan jelas dan terarah. Dan yang penting adalah bentuknya tulus, sederhana, tidak rumit serta memberikan contoh nyata (role model) akan visi yang sudah diaplikasikan. Perbaikilah saluran-saluran komunikasi yang digunakan sehingga pesan-pesan yang tidak perlu dapat dieliminir. Dan dapat pula digunakan teknologi untuk membantu mempercepat proses komunikasi (situs resmi, internal email blast, dll). Komunikasi yang baik dapat dilakukan dengan cara: content (metaphor, analogy, simplicity, stories, etc) & context (repetition, multiple forums, role model, events, etc)

5. Empower Action, mengatasi secara efektif rintangan-rintangan yang timbul yang dapat memantapkan pengalaman dalam mengelola perubahan sehingga dapat meningkatkan kepercayaan diri. Selain itu perlu juga dukungan dalam bentuk alat-alat (resources) yang memadai agar semua orang dapat bertindak untuk mencapai visi. Termasuk pula adalah dorongan agar team mampu keluar dari pola pikir standar dan dapat ‘keluar’ mengambil langkah-langkah terobosan yang belum pernah dilakukan sebelumnya.

6. Create Short Term Win Meraih kemenangan-kemenangan kecil /jangka pendek. Karena perubahan pada umumnya tidak dapat dicapai dalam tempo yang singkat maka dibutuhkanlah milestone-milestone kecil untuk memberi tanda sudah sampai dimana proses perubahan yang dijalankan. Karena itu dibutuhkanlah perayaan-perayaan kecil (short term wins) dalam bentuk pemberian penghargaan  agar semangat para pengusung roda perubahan ini dapat terus dijaga agar tidak redup. Adalah perlu untuk terus mengupayakan agar semangat para pendukung perubahan ini tetap menyala karena proses perubahan menuntut stamina fisik & mental dalam waktu yang panjang. Selain itu, short term wins ini juga memberi isyarat kepada mereka yang belum ‘bergabung’ untuk dapat bergabung karena inilah ‘jalan’ yang ‘benar’. Akan jauh lebih baik jika ‘perayaan’ meraih kemenangan kecil ini dilakukan dalam exposure yang luas sehingga ada banyak orang yang menyaksikan sehingga pada penerima penghargaan ini dapat lebih percaya diri, mantap dan semakin yakin akan arah yang di tuju.

7. Don’t Let Up Jangan berhenti, lanjutkan terus proses perubahan sebelum visi terwujud. Lakukan terus upaya untuk meningkatkan sense of urgency sehingga nyala api perubahan tidak redup di tengah jalan. Selalu tunjukkanlah bahwa proses perubahan ini masih akan berlanjut sapai tercapainya visi yang dicanangkan. Tetapi, haruslah dicatat bahwa proses ini jangan sampai membuat kondisi fisik dan emosi terganggu dan mengorbankan kepentingan pribadi, karena dalam jangka panjang jika ini terjadi, yang mendapatkan imbasnya adalah proses perubahan itu sendiri. Gunakanlah momentum-momentum, seperti misalnya pada perayaan hari jadi perusahaan / peringatan hari besar sebagai alat bantu untuk mengkomunikasikan bahwa perubahan belum selesai. Lakukanlah -jika perlu- perubahan sistem, struktur, kebijakan-kebijakan, prosedur hingga kultur organisasi sehingga sesuai dengan kondisi yang diinginkan.

8. Make change stick Pastikanlah agar perubahan tertanam sebagai budaya perusahaan sehingga perubahan benar-benar mengakar sampai ke struktur organisasi yang paling bawah. John P. Kotter mengingatkan, bila satu saja tahapan itu dilewati, maka kita hanya akan menghasilkan apa yang disebutnya sebagai “illusion of speed” (kecepatan maya) yang dapat menghasilkan perubahan yang tidak sempurna.

PERENCANAAN STRATEGI DALAM PENGEMBANGAN ORGANISASI

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Strategi dalam Pengembangan Organisasi:

• Pengamatan Eksternal

Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ” Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.

• Pengamatan Internal

Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (proses), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme, prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota organisasi.

• Perumusan organisasi.

Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.

• Misi

Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktiv. Namun sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.

• Tujuan

Adalah hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.

• Strategi

Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.

• Kebijakan

Adalah pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.

• Implementasi strategi

Adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.

• Program

Adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.

• Anggaran

Adalah program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.

• Prosedur

Sering juga disebut dengan standard operating proscedurs, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.

• Evaluasi dan Pengendalian

Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.

IMPLIKASI MANAJERIAL

Sebab yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam/stuck di dalam suatu posisi melainkan terus berkembang semakin hari.

Download PPT :

http://www.4shared.com/file/7-W-MU0qba/PERUBAHAN_DAN_PENGEMBANGAN_ORG.html?

Referensi :

https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi#Perubahan_Dan_Perkembangan_Dalam_Berorganisasi

http://dessymarantika7.blogspot.co.id/2013/04/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html

http://aditb-gunadarma.blogspot.co.id/2012/11/makalah-kelompok-5-perubahan-organisasi.html

http://walk-the-talk.info/tahapan-proses-perubahan-organisasi/

http://quickstart-indonesia.com/8-langkah-perubahan-transformasi-organisasi/

http://candra-zulisman.blogspot.co.id/2013/04/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html