DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Assalaamu'alaikum all, kita lanjut nih ke pembahasan selanjutnya tentang desain dan struktur organisasi. Langsung aja ke pembahasannya :

DEFINISI DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal, Sedangkan desain organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi.

Desain dan struktur Organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan.

Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya.  Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.

•     .   KOMPLEKSITAS

        Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

3 BENTUK DIFERENSIASI :

1. Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.
2. Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
3. Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.

•               FORMALISASI

Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi tersebut distandarisasi sehingga memudahkan koordinasi dan dapat melakukan penghematan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai cenderung tidak terprogram karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi.

Karakteristik formalisasi :

Bersifat eksternal bagi pegawai; peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara rinci dan dilaksanakan melalui pengawasan langsung.

Perilaku yang diinternalkan melalui nilai dan norma.

Teknik-teknik formalisasi terdiri dari seleksi-persyaratan peran-peraturan, prosedur, dan kebijakan-pelatihan-pelaksanaan.

•        SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

        Sentralisasi, merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.

Hambatan sentralisasi :

—  Hanya memperhatikan struktur formal.

—  Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.

—  Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.

—  Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.

  

 Keuntungan desentralisasi :          

—    setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi

—   Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.

—  Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.

—  Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.

—  Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.

Keuntungan sentralisasi :

—  Keputusan komprehensif yang akan diambil.

—  Penghematan dan lebih efektif

DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi adalah penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok kegiatan kerja suatu organisasi. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :

1. Fungsi

2. Produk atau jasa

3. Wilayah

4. Langganan

5. Proses atau peralatan

6. Waktu

7. Pelayanan

8. Alpa-numeral

9. Proyek atau matriks

• Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.

kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.

Departementalisasi Divisional :Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).

• Departementalisasi Divisional

Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut :

1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

3. Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik.

Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih terperinci :

1. Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.

2. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi

         

Perusahaan yang melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan koordinasi pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.

Departementalisasi sendiri dibagi atas beberapa macam yaitu :

• Departementalisasi berdasarkan pelanggan

Maksudnya perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien.

• Departementalisasi berdasarkan produk

Maksudnya perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa.

•      Departementalisasi berdasarkan proses    

Maksudnya pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan.

•      Departementalisasi berdasarkan geografis

Maksudnya pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatra.

•       Departementalisasi berdasarkan fungsi

Maksudnya pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain

Setelah melakukan pembagian tugas, maka yang harus dilakukan adalah menetapkan hierarki pengambilan keputusan. Bagaimana dalam perusahaan perusahaan yang besar diperlukan cara penentuan pengambilaan keputusan karena tidak mungkin seorang presiden direktur melakukan pengambilan keputusan pada suatu masalah di cabang daerah. Oleh sebab itu maka dibentuklah tingkatan-tingkatan pada organisasi yang mana di tiap tingkatan tersebut terdapat seorang manajer yang dapat memberikan keputusan dan dapat bertanggung jawab kepada pemimpin di atasnya. Sehingga para menajer tersebut memiliki kewenagan untuk melakukan tugas atau misi yang direncanakan oleh organisasi atau perusahaan namun manajer tersebut juga boleh melakukan inovasi-inovasi agar divisi dipimpinnya dapat berkembang dengan syarat harus sesuia dengan misi perusahaan, misalnya BNI 46 mempunyai bebarapa manajer yang mengawasi divisinya. Ada yang mengurusi cabang provinsi maupun cabang-cabang pada kota maupun kabupaten setiap manajer di kota tersebut memiliki kekuasaan untuk memutuskan apabila ada masalah dalam cabang tersebut namun apabila masalah tersebut terlalu besar (berdasarkan survey yang saya lakukan waktu semester lalu) dapat dilaporkan ke pusat misalnya adalah peminjaman uang yang terlalu besar. Maka manajer cabang akan menghubungi kantor cabang provinsi atau pusat terlebih dahulu

Selain itu untuk melakukan pengorganisasian yang baik diperlukan komunikasi yang baik antar kantor cabang di adakan rapat antar kantor cabang yang membicarakan masalah-masalah yang ada pada tiap divisi maupun pada kantor cabang selain itu pada rapat ini sebagai tempat untuk memberiakan pengarahan ataupun misi kepada para manajer pimpinan cabang maupun divisi untuk dapat mengembangkan divisi atau cabangnya.

MODEL-MODEL DESAIN ORGANISASI

Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.

1. Desain Organisasi Mekanistik.

• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
• Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
• Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

2. Desain Orgranisasi Orgranik.

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
• Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.

IMPLIKASI MANAJERIAL DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization atau departementalisasi. posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi.

Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.

LINK DOWNLOAD PPT :

http://www.4shared.com/file/eB_36z8fba/DESAIN_DAN_STRUKTUR_ORGANISASI.html?

Referensi :

https://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi

https://ardiiblog.wordpress.com/2013/04/18/desain-organisasi/

https://teorionline.wordpress.com/category/kumpulan-teori/desain-dan-struktur-organisasi/

https://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/dimensi-struktur-organisasi/

http://manajemenfebua2012kelasj.blogspot.co.id/2014/03/dimensi-struktur-organisasi-dan.html

http://www.pengertianpengertian.com/2014/05/pengertian-departementalisasi.html

http://rizkyfebriyanto.blogspot.co.id/2013/06/departementalisasi.html