DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Assalaamu'alaikum all,
kita lanjut nih ke pembahasan selanjutnya tentang desain dan struktur organisasi. Langsung aja ke pembahasannya :
DEFINISI
DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal, Sedangkan desain organisasi adalah pola tentang
hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi.
Desain
dan struktur Organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku
individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan
yang terjadi dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan
alasan utama desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan.
Dalam
konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses
penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek
pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan
yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
DIMENSI
STRUKTUR ORGANISASI
Empat
desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian
departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para
peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai
hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel
lainnya. Secara umum, gambaran mengenai
struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
- . KOMPLEKSITAS
Kompleksitas
merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. ,
mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di
dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di
dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi
tersebar secara geografis.
3 BENTUK DIFERENSIASI :
- Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.
- Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
- Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.
- FORMALISASI
Merujuk
pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi tersebut distandarisasi
sehingga memudahkan koordinasi dan dapat melakukan penghematan. Jika
formalisasi rendah, perilaku para pegawai cenderung tidak terprogram karena
kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan
jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi.
Karakteristik
formalisasi :
Bersifat eksternal bagi
pegawai; peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara rinci dan
dilaksanakan melalui pengawasan langsung.
Perilaku yang
diinternalkan melalui nilai dan norma.
Teknik-teknik
formalisasi terdiri dari seleksi-persyaratan peran-peraturan, prosedur, dan
kebijakan-pelatihan-pelaksanaan.
- SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Sentralisasi, merujuk kepada tingkat
dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam
organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi,
sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau
yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi
hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.
Hambatan sentralisasi :
— Hanya memperhatikan struktur formal.
— Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan
keputusan.
— Konsentrasi pada seseorang, unit atau
tingkat.
— Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan
tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
— setiap manajer mempunyai keterbatasan
terhadap jumlah informasi
— Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
— Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil
keputusan.
— Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan
dlm pengambilan keputusan.
— Memberi peluang pelatihan bagi manajer
tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi
:
— Keputusan komprehensif yang akan diambil.
— Penghematan dan lebih efektif
DEPARTEMENTALISASI
Departementalisasi
adalah penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok kegiatan kerja suatu
organisasi. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau
peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa-numeral
9. Proyek atau matriks
- Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi
fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan
sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini
barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar
departementalisasi.
kebaikan utama
pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan
kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,
memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak
lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
Pendekatan fungsional
mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik
antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang
berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota
berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
Departementalisasi
Divisional :Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas
dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung
jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).
- Departementalisasi Divisional
Divisionalisasi produk
adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai
teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu
dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar
wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut
depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan
kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana
satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Kebaikan-kebaikan
struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut :
1. Meletakkan
koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian
tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan
pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang
khas.
3. Tempat latihan yang
baik bagi para manager strategik.
Kelemahah-kelemahan
sturktur divisional secara lebih terperinci :
1. Masalah duplikasi
sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.
2. Dapat menimbulkan
tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi
Perusahaan yang
melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan koordinasi
pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit
sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.
Departementalisasi
sendiri dibagi atas beberapa macam yaitu :
- Departementalisasi berdasarkan pelanggan
Maksudnya perusahaan
akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian
produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah
pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki
, perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini
penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien.
- Departementalisasi berdasarkan produk
Maksudnya perusahaan
akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan
misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa
barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa.
- Departementalisasi berdasarkan proses
Maksudnya pembagian
departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel
dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau
meubel kemudian divisi pengecatan.
- Departementalisasi berdasarkan geografis
Maksudnya pembagian
departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang
mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatra.
- Departementalisasi berdasarkan fungsi
Maksudnya pembagian
departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya,
misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan
lain-lain
Setelah melakukan
pembagian tugas, maka yang harus dilakukan adalah menetapkan hierarki
pengambilan keputusan. Bagaimana dalam perusahaan perusahaan yang besar
diperlukan cara penentuan pengambilaan keputusan karena tidak mungkin seorang
presiden direktur melakukan pengambilan keputusan pada suatu masalah di cabang
daerah. Oleh sebab itu maka dibentuklah tingkatan-tingkatan pada organisasi yang
mana di tiap tingkatan tersebut terdapat seorang manajer yang dapat memberikan
keputusan dan dapat bertanggung jawab kepada pemimpin di atasnya. Sehingga para
menajer tersebut memiliki kewenagan untuk melakukan tugas atau misi yang
direncanakan oleh organisasi atau perusahaan namun manajer tersebut juga boleh
melakukan inovasi-inovasi agar divisi dipimpinnya dapat berkembang dengan
syarat harus sesuia dengan misi perusahaan, misalnya BNI 46 mempunyai bebarapa
manajer yang mengawasi divisinya. Ada yang mengurusi cabang provinsi maupun
cabang-cabang pada kota maupun kabupaten setiap manajer di kota tersebut
memiliki kekuasaan untuk memutuskan apabila ada masalah dalam cabang tersebut
namun apabila masalah tersebut terlalu besar (berdasarkan survey yang saya lakukan
waktu semester lalu) dapat dilaporkan ke pusat misalnya adalah peminjaman uang
yang terlalu besar. Maka manajer cabang akan menghubungi kantor cabang provinsi
atau pusat terlebih dahulu
Selain itu untuk
melakukan pengorganisasian yang baik diperlukan komunikasi yang baik antar
kantor cabang di adakan rapat antar kantor cabang yang membicarakan
masalah-masalah yang ada pada tiap divisi maupun pada kantor cabang selain itu
pada rapat ini sebagai tempat untuk memberiakan pengarahan ataupun misi kepada
para manajer pimpinan cabang maupun divisi untuk dapat mengembangkan divisi
atau cabangnya.
MODEL-MODEL
DESAIN ORGANISASI
Pada penerapannya,
model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi
Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
1. Desain Organisasi
Mekanistik.
- Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
- Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
- Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
- Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi
Orgranik.
- Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
- Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
- Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
- Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
- Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
- Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
IMPLIKASI
MANAJERIAL DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pegawai atau karyawan
dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu
dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik
dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan
pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen
dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization
atau departementalisasi. posisi adalah kualitas maka setiap orang yang
menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan
kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa
diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi.
Dapat menghasilkan struktur
atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang
mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang
ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu
organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial
desain dan struktur organisasi.
LINK DOWNLOAD PPT :
http://www.4shared.com/file/eB_36z8fba/DESAIN_DAN_STRUKTUR_ORGANISASI.html?
Referensi :
https://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi
https://ardiiblog.wordpress.com/2013/04/18/desain-organisasi/
https://teorionline.wordpress.com/category/kumpulan-teori/desain-dan-struktur-organisasi/
https://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/dimensi-struktur-organisasi/
http://manajemenfebua2012kelasj.blogspot.co.id/2014/03/dimensi-struktur-organisasi-dan.html
http://www.pengertianpengertian.com/2014/05/pengertian-departementalisasi.html
http://rizkyfebriyanto.blogspot.co.id/2013/06/departementalisasi.html